Để có những cuộc trò chuyện hiệu quả

Khoảng 2 tuần trước mình có tham gia buổi webinar online với chủ đề “Cách thiết kế & làm chủ những cuộc trò chuyện khó nhằn” (tên gốc: How to re-design & lead difficult conversations) được tổ chức bởi Dreamplex, với diễn giả khách mời là bác Daniel Stillman – một chuyên gia về lĩnh vực giao tiếp.

Buổi chia sẻ đề cập đến một số những quan điểm cơ bản trong giao tiếp cũng như giải đáp những câu hỏi tình huống muôn thuở mà mình nghĩ ai cũng từng ít nhất trải qua 1 lần trong đời. Ấn tượng với những gì tiếp thu được và cảm thấy những bài học đó cần được áp dụng rộng rãi hơn, mình quyết định chia sẻ lại những ý chính với mọi người qua bài viết này.


Tin tốt vs tin xấu, tin nào trước?

Photo by Susan Q Yin on Unsplash

Tui có 1 tin tốt và 1 tin xấu. – Câu nói huyền thoại này có lẽ chúng mình cũng chẳng xa lạ gì, và câu trả lời dù là thế nào cũng vẫn nhiều khi khiến cả người đưa tin lẫn người nhận tin bối rối, vì không biết mình nói vậy/chọn vậy có phải không, có hợp lý chưa.

Nếu nói tin xấu trước, mặt tốt là ta sẽ kết thúc cuộc trò chuyện với tin tốt và như vậy tâm trạng người nghe có lẽ sẽ đỡ tệ hơn (xíu), nhưng cũng sẽ có khả năng tin xấu ấy quá nặng đô và người ta sẽ chẳng còn tâm trí đâu mà nghe cái tin tốt kia nữa. Nói tin tốt trước, ừ thì có thể giúp nâng cái cảm xúc hiện tại của người ta lên xíu để chuẩn bị cho cú rơi cảm xúc ngay sau đó, nhưng rồi sao, tin xấu thì vẫn là tin xấu và người nhận khi biết vẫn còn cú rơi ấy đang chực chờ thì họ có tận hưởng trọn vẹn được cái tin tốt kia không?

Vậy thì làm thế nào cho vừa lòng thiên hạ, nhỉ?

Câu trả lời, không hề phức tạp, là đặt câu hỏi. Đặt câu hỏi cho người nhận tin – “Tui có 1 tin tốt và 1 tin xấu, bồ muốn nghe tin nào trước?”

Lý do đơn giản nhưng không thể hợp lý hơn là bởi vì bất kỳ cuộc hội thoại đúng nghĩa nào cũng được thực hiện và duy trì từ hai phía – người nói và người nghe, nên khi trò chuyện là cả hai cùng nhau thiết kế và dẫn dắt câu chuyện, chứ không phải mình nói thì mình có quyền quyết tất và ngược lại mình là người nghe thì mình bị động hoàn toàn.

Bài học mình rút ra được ở đây là đôi khi ta không đủ chú tâm đến cảm xúc của người nghe khi chia sẻ những thông tin tốt xấu lẫn lộn và vô tình đẩy họ vào thế bị động trong cuộc trò chuyện. Mình nghĩ thậm chí những lúc nào mình nhận thấy người nghe đang trong tâm trạng không tốt thì ta có thể để lại tin xấu vào lần nói chuyện sau nếu không quá gấp, hoặc làm tâm lý trước cho người nghe bằng cách đưa ra bối cảnh cụ thể và đi vào câu chuyện từ từ từng chút một, hoặc làm tâm lý sau bằng cách cùng họ tìm ra giải pháp hay hướng cải thiện sau khi nhận được tin xấu đó.

Tin nào trước không quan trọng bằng việc ta tôn trọng người nghe (bằng cách đặt câu hỏi) và truyền đạt những tin đó như thế nào.


Các mẹo để có 1 cuộc hội thoại hiệu quả


Thực ra là có hàng ngàn cách khác nhau ở trong hàng ngàn bài viết trên mạng sẵn sàng chỉ cho bạn những cách từ đơn giản đến phức tạp nhất để có những cuộc hội thoại hiệu quả. Những gì mình chia sẻ ở mục này cũng chỉ là 1 trong số đó, thật là vậy. Nếu có gì khác thì có lẽ là những cách này theo mình có thể áp dụng được với tất cả các kiểu hội thoại, không khó để làm và không nhất thiết phải được sử dụng cùng 1 lúc – chúng đơn giản là những mẹo cơ bản có thể giúp bạn từ trong chính những cuộc hội thoại hàng ngày.

Bắt đầu từ điểm kết thúc

Trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện, hãy tự đặt câu hỏi này cho bản thân – “Mình muốn đạt được gì sau cuộc nói chuyện này?“. Suy nghĩ trước về mục tiêu của cuộc hội thoại sẽ giúp bạn hiểu mình mong đợi gì từ nó, hiểu rồi thì xem xem nó có đang trùng khớp với mục tiêu của (những) người khác trong cuộc hội thoại không, và rồi thì “mình cùng bàn về nó trước tiên nhé”.

Mình tin là mẹo này sẽ có hiệu quả ít nhiều, vì xác định trước mục tiêu sẽ ít nhất giúp cho những người tham gia cuộc hội thoại đi theo đúng hướng và không xảy ra hiểu lầm về động cơ của nhau.

Nắm rõ BATNA của bạn

BATNA là viết tắt của ‘best alternative to negotiated agreement’ – một thuật ngữ nổi tiếng trong việc đàm phán, đề cập đến quá trình thay thế có lợi nhất mà bạn có thể thực hiện nếu cuộc đám phán thất bại và bạn không đạt được thỏa thuận. Mẹo này tuy nghe hơi chuyên môn nhưng những thường dân như mình cũng hoàn toàn có thể áp dụng nó vào đời sống hàng ngày từ việc trao đổi chuyện lương lậu với sếp, thương lượng với đối tác hay đến cả việc mặc cả mớ rau lạng thịt ngoài chợ nữa.

Hiểu đơn giản thì nắm rõ BATNA của bản thân trong những cuộc hội thoại sẽ giúp bạn xác định được đâu là mức tốt nhất & tệ nhất mình có thể chịu để đạt được thỏa thuận. Khi khoảng BATNA của bạn và của người khác trùng nhau tại một phần nào đó, việc đi đến thỏa thuận sẽ khả thi và khoảng trùng nhau càng lớn thì thỏa thuận sẽ càng dễ dàng. Ngược lại, nếu khoảng BATNA của hai bên không trùng nhau thì gần như là sẽ chẳng có thỏa thuận nào được thực hiện hết.

Nắm rõ BATNA (của mình và của người) là nắm rõ phần trăm khả thi của việc thỏa thuận, và điều đó sẽ giúp bạn xác định được cách thiết kế và tham gia vào cuộc hội thoại tốt hơn rất nhiều.

Xác định xu hướng tiếp cận cuộc hội thoại

Bạn muốn tập trung vào vấn đề, hay giải pháp? Bạn muốn trình bày quan điểm, hay muốn đặt câu hỏi? Tùy theo hướng tiếp cận bạn nghĩ là phù hợp nhất để đạt được mục tiêu của cuộc hội thoại, bạn cần xác định thêm xu hướng mình sẽ hành động trong cuộc hội thoại đó. Và một số mẹo nhỏ khác như:

  • Tìm hiểu “phiên bản hiện thực” mà người khác đang nhận thức về cuộc hội thoại, từ đó tìm cách kết nối phiên bản của mình với của họ.
  • Nhận biết xu hướng giao tiếp của bản thân – cởi mở, thẳng thắn, bị động, nhẹ nhàng, vv. (và cách người khác đánh giá điều đó trong những tình huống khác nhau)

BONUS
⭐ Khi nói “Không” hay từ chối điều gì, hãy cho đối phương biết bạn đang nói “Có” với những điều gì, và chính những điều đó khiến bạn phải nói “Không” tại thời điểm ấy.

⭐ Khi đưa ra nhận xét hay đánh giá (feedback), hãy đồng thời đưa ra những gợi ý & đề xuất để cải thiện (feedforward) nữa.

⭐ Khi thực hiện các cuộc hội thoại, đặc biệt với những người có chút cứng đầu hay bảo thủ, đừng chỉ họ cần làm gì hay nói họ những gì bạn nghĩ họ cần biết, hãy đặt câu hỏi và đặt câu hỏi mà thôi, và để họ tự nói ra những điều ấy.

Credits:

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.